Tijdens coaching of intervisie hoor ik vaak managers vertellen over lastige medewerkers. Keer op keer spreken ze die medewerker aan, maar het helpt helemaal niets.
Je kunt als manager echt met zo iemand in je maag zitten. Vaak is het niet niet zo ernstig dat je grote stappen wilt ondernemen, maar je wilt het er ook niet zomaar bij laten zitten.
Stel je hebt iemand in je team die stelselmatig te laat komt. Vooral als ze baliedienst heeft is dat heel vervelend, je wilt immers dat die balie om half 9 ’s ochtends open gaat. Als ze dan te laat is, staan je patiënten te wachten.
Je hebt haar er al meermalen op aangesproken. Iedere keer belooft ze beterschap, maar in de praktijk verandert er niets. Haar collega’s zijn er inmiddels aan gewend en zorgen er zo goed en zo kwaad als het gaat voor dat de balie tóch op tijd open gaat.
Wat is er aan de hand?
Je voelt wel op je klompen aan dat nog een gesprek over het te laat komen geen zin heeft. Je medewerkster zal je aanhoren, beterschap beloven, de deur uitlopen en doorgaan zoals ze ging.
Als manager moet je je in zo’n geval eerst afvragen wat er echt aan de hand is. In dit voorbeeld doet je medewerkster wat haar zelf goeddunkt en trekt zich niets aan van wat jij daarvan vindt. De rest van het team weet dat en organiseert er omheen.
Je moet hier wat mee. Laat je het zo, dan leer je niet alleen deze medewerkster, maar het hele team, dat je daarmee weg komt. Het lijkt op een wond die door blijft etteren en erger wordt.
Nog een gesprek over te laat komen, heeft dus geen zin, maar het is duidelijk dat je haar wel moet aanspreken. “Tot hier en niet verder” is de boodschap. Maar hoe pak je dat aan?
Metacommunicatie
In dit geval moet je met haar praten over hoe je met elkaar omgaat. Je noemt dit metacommunicatie. Communicatie over de communicatie, praten over hoe je met elkaar praat.
Spreek haar aan op het feit dat ze keer op keer is aangesproken en er niets mee doet. Het is daarbij handig uit te zoeken wanneer en hoe vaak je dat precies hebt gedaan, zodat je de feiten bij de hand hebt.
Vraag haar hoe het komt dat ze nog altijd niet op tijd komt en wat ze eraan gaat doen. Leg de bal bij haar, laat haar niet gaan voor je écht gelooft dat ze iets gaat doen en accepteer geen smoesjes.
Vervolgstappen
Kom je er niet uit, aarzel niet om vervolgstappen te nemen. In veel organisaties kun je bijvoorbeeld een officiële waarschuwing naar een medewerker sturen.
Het is nooit leuk als je zo ver moet gaan, heel vaak hoeft het gelukkig ook niet. Maar soms moet het wel. Overleg dan altijd met je manager en met HR. Als de zaak uit de hand loopt, is het fijn als je niet alleen staat.