Wie zich niet om de toekomst bekommert, veroordeelt zichzelf tot het heden.
Confucius
Je kunt dit opvatten als: Wie zijn werkzaamheden niet plant, kan niet anders dan reactief handelen. Hiermee loop je altijd achter de feiten aan.
Soms lijkt het alsof tekort aan tijd typisch iets van deze tijd is, toch is dat niet zo. Het feit dat dat gebrek aan tijd chronisch is, is wél van deze tijd. We haasten ons tussen studie en baan, tussen baan en privé, druk, druk, druk.
Oorzaak van het gevoel van gebrek aan tijd
Je kunt grofweg drie factoren onderscheiden die van invloed zijn op een gebrek aan tijd:
- Arbeidsdruk van buitenaf
Je ervaart deze arbeidsdruk bijvoorbeeld als je werkgever je vraagt een spoedklus tussendoor te doen. - Perceptie van tijd;
Je perceptie van tijd is de manier waarop jij tijd beleeft. Chronisch tijdgebrek is vooral iets dat je voelt en heeft te maken met je perceptie van tijd.
Je kunt het druk hebben met leuke klussen en de tijd vliegt voorbij. Op zo’n moment voelt het alsof je het lekker (en niet té) druk hebt.
Je kunt ook bezig zijn met klus waar je een hekel aan hebt. Het lijkt dan alsof je bergen werk hebt, terwijl dat in werkelijkheid wel meevalt. - De manier waarop jezelf tijd hanteert.
Hoe ga jij om met de tijd die je hebt? Plan je efficiënt of gaat jouw tijd verloren met wachten op….?
De manier waarop je omgaat met deze factoren, noemen we timemanagement.
Hoe los je je gebrek aan tijd op?
Je kunt twee manieren gebruiken om een beter timemanagement aan te leren.
- Je kunt timemanagement puur technisch benaderen en bijvoorbeeld een cursus volgen om beter te leren plannen.
- Je kunt er ook voor kiezen ander gedrag aan te leren.
Dit kan bijv. door het lezen van een goed boek. Je kunt ook een training volgen waar je leert nee te zeggen of een training waar je leert wat je kunt delegeren en hoe je dat doet.
Principes van timemanagement
In de praktijk blijkt vaak dat de puur technische benadering te smal is. Timemanagement is immers ook zelfmanagement. Het gaat erom een reis naar jezelf te maken en te bepalen waar jouw prioriteiten liggen.
Het werkt vaak beter om principes van timemanagement aan te leren. Een voorbeeld van een dergelijk principe is het principe van Pareto.
Pareto was een Italiaanse econoom die stelde dat 80% van onze inkomsten komt door 20% van onze opdrachten/klanten. Maar ook dat 80% van onze belangrijkste taken zijn te doen in slechts 20% van onze tijd.
Je kunt kijken hoe je een dergelijk principe voor jezelf kunt toepassen. Als je 20% van je tijd nodig hebt om 80% van je taken uit te voeren, denk dan eens na over hoe je de overige 80% van je tijd besteedt.
Je leert op deze manier zelf oplossingen te bedenken die voor jou werken en aansluiten bij je eigen dagelijkse praktijk. En dat werkt beter dan een systeem van iemand anders over te nemen. Zo’n systeem werkt misschien voor ander, maar in de praktijk vaak niet voor jou.
5 praktische tips
Voor de liefhebbers van praktische tips:
- Kijk 3 maal per dag je mail na. Niemand stuurt zulke dringende mail dat je direct moet antwoorden. Daarvoor is de telefoon.
- First-in-first-out. Werk je postvakje/mailbox leeg volgens dit principe.
- Bewaren doe je in je archief. Bewaar je mail en je post in je (digitaal) archief (niet op je bureau of in je inbox).
- Claim je tijd. Zorg dat je elke dag een blok van twee uur hebt waarin niemand je stoort. Dwing dit af bij collega’s.
- Prioriteer je taken. Brengt prioteiten aan en deel je taken in op volgorde van belangrijkheid en urgentie.