Menig manager is de hele dag hartstikke druk en ploft ’s avonds uitgeput neer. Hangend op de bank vraagt hij zich af waar hij nu zo druk mee is geweest en wat hij die dag heeft bereikt. Voor zijn gevoel is er maar weinig uit zijn handen gekomen.
Hoe voorkom je eigenlijk dat je je laat meeslepen door de waan van de dag en door de prioriteiten van iedereen behalve die van jezelf? Ofwel, hoe zorg je ervoor dat je je bezig houdt met de goede dingen?
Welke prioriteiten stel je?
Het begint met weten wat belangrijk is en wat niet. Het lijkt hartstikke logisch, maar als ik klanten vraag naar prioriteiten, krijg ik vaak vage antwoorden of een ellenlange lijst. Dat werkt niet. Nooit. Als je meer dan 3 prioriteiten hebt in je werk, dan is dat eigenlijk hetzelfde als geen prioriteiten hebben. Ook als je belangrijkste doelen steeds veranderen, komt er niets uit je handen.
Je moet echt prioriteiten stellen. En daarnaar handelen. Dat betekent dat je dingen, hoe belangrijk ook, niet doet of in ieder geval nu niet. Je prioriteiten zijn altijd leidend en je kijkt daarbij vooruit.
Tijdmanagement-matrix
Een handig hulpmiddel is de tijdmanagement-matrix. De matrix bestaat uit 4 kwadranten ingedeeld in (niet) belangrijk en (niet) urgent. Kern van het idee achter de matrix is dat je je bezighoudt met de belangrijke zaken en dat je alle niet-belangrijke zaken ofwel delegeert (kwadrant III, niet belangrijk, wel urgent) of gewoonweg niet doet (kwadrant IV, niet belangrijk, niet urgent).
Voor de belangrijke zaken geldt dat je de dingen die vallen in kwadrant I (belangrijk en urgent) nú doet en zaken in kwadrant II (belangrijk, niet urgent) inplant.
Juist dat laatste gaat vaak mis. Zo zie je bij menig bedrijf dat er in het najaar wordt gezweet op de jaarplannen en de begroting voor het volgende jaar. Dat moet af voor 1 oktober (urgent en belangrijk, kwadrant I dus) en de laatste week van september kom je dan ook nergens anders aan toe.
Eigenlijk gek. Je maakt toch ieder jaar weer een jaarplan en een begroting? Waarom wacht je dan zo lang om daarmee aan de slag te gaan? Hoe zou het zijn als je al vanaf januari een document had dat je af en toe aanvulde met wat je kwijt wilt in het jaarplan zodat je in augustus/september het alleen nog maar in het gewenste formaat hoefde te zetten?
Goed timemanagement = de goede dingen doen
Goed timemanagement betekent meer bezig zijn met preventie en nadenken over de lange termijn in plaats van van crisis naar crisis te hollen. Het betekent ook dat je je niet teveel laat leiden door prioriteiten van een ander. Natuurlijk blijft het altijd een afweging en valt je planning heus wel eens in het water. Maar je snapt het idee vast wel.
Een boek dat ik je kan aanraden is “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap” van Stephen Covey. Het plaatje bij dit artikel komt uit dit boek.