Teveel te doen en te weinig tijd. Voor velen van ons herkenbaar. Zowel op ons werk als privé zijn we vaak te druk. Bij tijd en wijle is het lastig de balans te vinden tussen de dingen die “moeten” en de zaken die we echt belangrijk vinden.
Doen wat belangrijk is en dat goed doen
Goed timemanagement betekent eigenlijk niets anders dan je tijd zo te organiseren dat er tijd is om te doen wat belangrijk is. En om dat wat belangrijk is goed te doen.
Een handig hulpmiddel daarbij is de prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower, voormalig president van de Verenigde Staten.
Belangrijk of dringend?
De prioriteitenmatrix maakt onderscheid tussen dat wat belangrijk is en dat wat dringend (of urgent) is.
Belangrijk heeft te maken met het stellen van prioriteiten, met het definiëren van resultaten en doelstellingen.
Dringende zaken zijn vooral zaken waarop je reageert, bijvoorbeeld rinkelende telefoons of iemand die iets komt vragen.
De kwadranten
De matrix is verdeeld in vier kwadranten waarin je je werkzaamheden kunt indelen.
Kwadrant I, van crisis naar crisis
Het eerste kwadrant “dringend en belangrijk” is een kwadrant waar we, als we niet uitkijken, op ons werk vaak in terecht komen. Je houdt je bezig met urgente zaken, zaken die nú geregeld moeten worden. Voorbeelden zijn een belangrijke klant die tevreden gesteld moet worden of een gebouw dat ontruimd moet worden vanwege een uitbrekende brand.
Als je veel bezig bent met dingen uit dit kwadrant leef je van crisis naar crisis. Als dat tijdelijk is, is het misschien niet zo erg. Maar als het te lang duurt, vraag je je af waar je mee bezig bent en wat je ermee bereikt op de lange termijn.
Kwadrant III, bezig met dringende zaken voor anderen
Je kunt ook bezig zijn met dingen uit het derde kwadrant “dringend en niet belangrijk”. Effect is dat je vooral bezig bent met zaken die andere mensen willen en met hun prioriteiten. Je helpt collega’s die er zonder jouw hulp niet uitkomen en je bezoekt vergaderingen waar je zelf het nut niet van inziet. Je verliest je eigen prioriteiten uit het oog.
Kwadrant IV, je tijd verdoen
Ben je de hele dag aan het twitteren of hang je aan de telefoon met vriendinnen om te bespreken wat je vanavond aantrekt? Dan zit je in kwadrant IV, niet belangrijk en niet dringend.
Het kan ontzettend leuk zijn je bezig te houden met dit soort dingen, maar als je hier de hele dag mee bezig bent komt er niet zo heel veel uit je handen.
Kwadrant II, wat vind jij belangrijk en wat wil jij bereiken
Het tweede kwadrant staat voor “belangrijk en niet dringend”. Je houdt je bezig met wat je wilt bereiken en met je prioriteiten. Je kunt een brand ook voorkomen door meer aan brandpreventie te doen en hierin te investeren. En je kunt nadenken over wat je moet doen om je belangrijke klanten nog beter van dienst te zijn.
Dat betekent dat je pro-actief moet zijn. Dit vraagt initiatief en moet je plannen en doelen stellen. Het vraagt ook dat je af en toe tijd neemt om na te denken over wat je doet en of je nog op de goede weg bent.
Waar ligt jouw prioriteit?
Vraag jezelf af wat je zou moeten doen om echt een positief effect te bereiken in je werk. En hoeveel tijd je daar nu aan besteedt. Als dat niet zoveel is als nodig zou zijn, moet je daar dan niet iets aan doen? En zou je dan niet zelf het initiatief willen nemen en hieraan echt prioriteit willen geven?
Als je denkt dat je iets zou willen verbeteren aan de manier waarop je je tijd gebruikt, is de matrix een handig hulpmiddel. Waar ben je zoal mee bezig en in welk kwadrant kun je dat plaatsen? En bevalt het?