Het komt wel eens voor dat je als manager slecht nieuws moet brengen. Je moet iemand vertellen dat er geen plaats meer voor hem is in je team of in je bedrijf. Het is belangrijk dit soort gesprekken door een onhandige aanpak niet nóg pijnlijker te maken.
Voorafgaand aan het gesprek bepaal je wat je wilt zeggen. Denk vooraf na hoe je het slechte nieuws kort en bondig, zonder er om heen te draaien, duidelijk kunt formuleren.
De vijf fasen van een slecht-nieuws-gesprek
Een goed slecht-nieuws-gesprek bestaat uit 5 fasen:
Fase 1: Korte inleiding
Anders dan andere gesprekken, begin je niet met een informeel praatje. Je maakt het brengen van het slechte nieuws dan alleen maar lastiger. Je begin het gesprek met een formele korte inleiding. Houd het zakelijk en kijk serieus.
Voorbeeld:
Ik heb je uitgenodigd omdat eind volgende maand je tijdelijke contract afloopt.
Fase 2: Het slechte nieuws
Kort en duidelijk breng je nu het slechte nieuws. Probeer het niet te verzachten. Licht je beslissing toe met de belangrijkste argumenten. Zorg dat er geen misverstand kan zijn over de boodschap. Let er ook op dat je nonverbale communicatie klopt met de inhoud van je boodschap.
Voorbeeld:
Ik heb besloten je contract niet te verlengen. De belangrijkste reden is dat ik niet tevreden ben over je functioneren. We hebben daar een aantal keren over gesproken en dit leidde niet tot voldoende verbetering. Daarom heb ik deze beslissing genomen. Je zult buiten dit bedrijf op zoek moeten naar een andere baan.
Fase 3: Emoties opvangen
De klap kan hard aankomen. Laat de medewerker reageren, maar ga niet in discussie. Respecteer de emoties van de ander, maar krabbel in geen geval terug.
Laat de ander in zijn waarde. Toon inlevingsvermogen door te luisteren en samen te vatten. Je kunt hem helpen zijn emoties te benoemen zodat je hem helpt daar woorden aan te geven.
Dit doe je door uitspraken als:
Dit had je niet verwacht.
Ik zie dat je boos bent.
Je bent teleurgesteld, dat begrijp ik.
Blijf wel zakelijk. De ander zit beslist niet te wachten op jouw emoties. Uitspraken als “ja, ik vind het ook moeilijk” zijn ongepast. Niet doen!
Fase 4: Argumenten toelichten
Als de medewerker wat rustiger is geworden, kun je je argumenten toelichten. Concentreer je op de belangrijkste argumenten. Vraag niet om begrip. In dit stadium heeft iemand dat niet. En dat hoeft ook niet.
Blijf duidelijk, onderhandel niet en ga niet schipperen.
Fase 5: Hoe verder?
Aan het eind van het gesprek kun je afspreken hoe verder te gaan. Wat zijn te ondernemen acties. Je zult bijvoorbeeld je boodschap nog schriftelijk bevestigen. Misschien wil een medewerker nog graag een geschreven referentie van jou. Maak in deze fase afspraken over te nemen acties.
Het kan zijn dat iemand zo boos wordt, dat verder praten geen zin heeft. Breek het gesprek dan af en maak een vervolgafspraak om verder te praten als de ergste emoties zijn bedaard.
Een laatste tip
Zorg ervoor dat je de tijd hebt voor het gesprek. Dat je niet hoeft door te rennen naar een andere afspraak of vergadering.
Een slecht-nieuws-gesprek hakt er ook bij jezelf in. Het is mooi als je na het gesprek de tijd hebt om even uit te blazen en bij te komen. Plan dat in.