Vaak hoor ik van klanten dat ze het lastig vinden een ander aan te spreken of zijn of haar gedrag. Zo zouden bijvoorbeeld graag een collega of hun baas feedback geven. Maar als ze dat doen, schiet die ander maar al te vaak in de verdediging. Feedback geven, er zijn regels voor. Ik zet ze voor je op een rijtje.
Beschrijf het gedrag van de ander
Spreek de ander aan op gedrag dat je hebt waargenomen. Doe dit alleen voor gedrag dat de ander kan veranderen. Je kunt iemand wel aanspreken op het feit dat hij stottert, maar daar kan hij niets aan doen. Gebruik een ik-boodschap en wees concreet.
Zeg niet:
“Ik zag dat je niet luisterde naar Frank.”
maar
“Ik zag dat je zat te sms-en toen Frank aan het woord was.”
Beschrijf het effect dat dat gedrag op jou heeft
Het gaat er niet om of de ander wel of niets fout heeft gedaan. Jij hebt er problemen mee of liever gezegd jij hebt een probleem met de gevolgen van dit gedrag. Beschrijf je gevoel en gebruik ook hier weer de ik-vorm.
Zeg niet:
“Vond je het soms niet belangrijk wat Frank zei?”
maar
“Ik kreeg door wat je deed het idee dat jij het project niet zo belangrijk vindt en dat gaf me het gevoel dat ik er alleen voor sta.”
Vraag de ander om een reactie
Je wilt iets kwijt aan die ander wat je dwarszit. Het is nu het moment om te checken of je boodschap is overgekomen en of die ander zich herkent in wat je zegt.
Vraag bijvoorbeeld
“Klopt dat?”
of
“Begrijp je wat ik bedoel?”
En luister dan ook naar wat die ander zegt. Het is immers je bedoeling in gesprek te komen.
Geef alternatieven en probeer samen een oplossing te vinden
Vertel de ander ook wat je wél fijn had gevonden.
Zeg bijvoorbeeld
“Ik had het prettig gevonden als je aantekeningen had gemaakt en gereageerd had op wat Frank zei. Dat zou me het gevoel geven dat ik er niet alleen voor sta in dit project. Snap je dat?”
En ga in gesprek. Stel je daarbij open op, stel open vragen, luister naar de ander en vul niet in wat hij of zij bedoelt. Zoek samen naar een oplossing. En dat kan een andere oplossing zijn dan jij vooraf had bedacht.
Tips
- Ben je erg boos, wacht dan tot je ergste boosheid is gezakt vóór je de ander aanspreekt.
- Wacht niet zo lang dat de ander is vergeten waar je het over hebt.
- Voer het gesprek onder vier ogen en zoek een plek waar je rustig kunt praten.
Feedback geven op deze manier, vergroot de kans dat je echt met de ander in gesprek komt over wat je dwarszit. De samenwerking kan er alleen maar beter op worden.
Bekijk ook de video over de regels van feedback.